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    檔案法規

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    《國有林場檔案管理辦法》解讀

    發布時間:2022-03-09 15:57:26  作者:何鴻達  來源:中國檔案報  瀏覽次數:

    《國有林場檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)主要規定了國有林場檔案工作原則、職責和體制機制等,明確了國有林場檔案收集、整理、保管、鑒定、編研、利用、移交等具體工作要求和方法,并根據基層國有林場檔案工作實際情況制定了《國有林場文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》?!掇k法》由國家林業和草原局、國家檔案局于2021年1月11日聯合印發,自2021年2月1日起正式施行。

    制定背景

    國有林場是我國生態修復和建設的重要力量,是維護國家生態安全最重要的基礎設施。國有林場檔案作為國有林場歷史沿革、改革發展、資源保護培育等管理工作的原始記錄,是制定國有林場規劃、編制森林經營方案等發展工作的重要依據,對維護國家生態安全、提升人民福祉、促進綠色發展、發揮國有林場森林多種功能等具有重要作用。按照中共中央、國務院關于國有林場改革的決策部署,目前,全國已基本完成國有林場改革任務。截至2019年年底,國有林場全國共有4297個,分布在31個?。ㄗ灾螀^、直轄市)1600多個縣(市、旗、區),經營總面積12.2億畝,林地面積9.7億畝(其中國有林地面積8.9億畝),森林蓄積量約45億立方米,在崗職工人數30.4萬人(其中事業編制人數18.9萬人)。

    制定《辦法》是中共中央、國務院印發的《國有林場改革方案》中的一項重要任務,已列入國家發展改革委、國家林業和草原局年度工作要點。2020年是國有林場改革的收官之年,在2021年年初制定出臺《辦法》,是建立健全國有林場制度的直接行動,有利于進一步提升國有林場檔案管理的規范化水平,更好地保存記錄國有林場在林權登記、森林質量數據、林場職工安置等方面的改革成果,充分發揮國有林場檔案資源在其各項工作中的基礎性、支撐性作用,不斷提升國有林場治理體系和治理能力現代化水平。

    編制過程

    為貫徹落實黨中央、國務院關于國有林場改革的決策部署,規范國有林場檔案工作,經國家檔案局與國家林業和草原局多次溝通協商,2020年5月,雙方決定聯合印發《辦法》,并研究起草了《辦法》初稿?!掇k法》初稿形成后,先后征求了各省、自治區、直轄市林業和草原主管部門、檔案主管部門及部分省級檔案館意見。2020年9月下旬和10月中旬,國家檔案局經科司會同國家林業和草原局林場種苗司組成調研組先后前往重慶、河北實地調研基層國有林場的檔案工作情況。結合征集到的意見建議及實地調研情況,經多次研討修改后形成《辦法(送審稿)》。2021年1月11日,經國家林業和草原局、國家檔案局領導審核同意,雙方聯合印發《辦法》?!掇k法》將作為各級國有林場開展檔案工作的依據,為推進國有林場檔案工作高質量發展提供有力的制度保障。

    主要內容解讀

    為規范和加強國有林場檔案管理,有效保護和利用國有林場檔案,發揮其在保護培育森林資源、生態修復建設和提供生態服務中的重要作用,根據《中華人民共和國森林法》和新修訂的《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規制定了《辦法》。辦法全文共21條,另附《國有林場文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》,主要就以下內容作出了規范:

    1. 定義和適用范圍

    《辦法》明確國有林場檔案是指在國有林場設立、變更,營造林、森林資源保護和監測,基礎設施建設等各項活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄;規定國有林場檔案工作包括國有林場檔案的收集、整理、保管、鑒定、編研、利用等各項業務工作,適用于各級國有林場。

    2. 管理職責

    《辦法》按照檔案工作統一領導、分級管理、集中保管的原則明確規定了國有林場檔案工作責任,以及各級林業和草原主管部門、檔案主管部門、國有林場、國有林場檔案機構和檔案工作人員的檔案管理職責?!掇k法》規定國有林場檔案工作接受所隸屬的林業和草原主管部門以及同級檔案主管部門的監督和指導;各級林業和草原主管部門同檔案主管部門負責對國有林場檔案工作的監督、指導和檢查,定期開展檔案業務培訓;國有林場應當加強對檔案工作的組織領導,建立健全檔案工作體制機制和制度體系,保障檔案工作所需場所、設施設備和工作經費;國有林場應當設立專門檔案機構或明確檔案工作負責部門,配備相應的工作人員負責各項具體工作,檔案工作人員應當具備良好的政治素質,熟練掌握檔案工作技能和業務知識,并保持人員相對穩定,定期接受檔案業務培訓。

    3. 歸檔要求、整理標準

    《辦法》明確規定了國有林場文件材料的歸檔要求和整理標準,規定所有歸檔文件材料均應是原件,保證組件齊全、圖文清晰、簽章完備、標識完整;對于無法獲取原件而只能用復印件或復制件歸檔的,規定要標明原件所在位置,并加蓋檔案證明章。對于歸檔文件材料的制成和裝訂材料、電子文件產生的軟硬件環境及參數也作了要求。

    《辦法》按照國有林場的工作內容將文件材料主要分為林場綜合管理類、林場森林資源類、林場森林經營類三大類,并規定:綜合管理類按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705)和《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)要求,以件為單位,在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作,一般按照“年度—機構(問題)—保管期限”進行整理。森林資源類和森林經營類均應按照科技檔案管理要求,以卷為單位進行管理,在整理過程中要注意保持歸檔文件材料的成套性、完整性。其中,建設項目、林業科研檔案一般按照“建設項目(科研項目)—年度或實施階段(研究階段)”進行分類整理。國有林場檔案中的會計、照片、錄音錄像、實物等要符合《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規范》(GB/T 11821)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50)、《錄音錄像檔案管理規范》(DA/T 78)等對應門類的檔案管理規定。電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894)進行整理歸檔。

    各類檔案具體保管期限可參照《國有林場文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》確定。

    4. 保管條件

    《辦法》結合基層國有林場實際條件,規定國有林場應當設置專用檔案庫房集中保管檔案,并配備相應設施設備確保檔案安全。同時要求有條件的國有林場要實行檔案庫房、閱覽室和檔案工作人員辦公用房三分開。檔案管理人員也要定期對紙質檔案、電子檔案進行保管狀況檢查,并形成安全檢查記錄。

    5. 檔案信息化

    《辦法》專門增加了關于國有林場檔案信息化建設內容,規定國有林場應當積極支持和加強檔案信息化建設,配備能夠滿足電子檔案管理需求的設施設備和技術力量,確保電子檔案管理安全。有條件的國有林場應及時開展檔案數字化、電子檔案管理系統開發應用等信息化工作。

    6. 檔案利用、統計、鑒定和移交

    《辦法》完善了國有林場檔案利用、統計、鑒定和移交工作的相關規定。關于檔案利用、統計工作,《辦法》規定國有林場要建立檔案查閱利用制度,明確檔案利用權限、利用范圍和利用程序,并對檔案收進和移出、檔案保管數量、借閱和利用等情況進行及時、準確的登記和統計。關于檔案鑒定工作,《辦法》規定國有林場負責對已達到保管期限的檔案進行鑒定,由國有林場檔案工作負責人、檔案管理人員、檔案形成部門工作人員組成鑒定小組,對經鑒定已無保存價值的檔案應當按照規定對其進行銷毀,并永久保存檔案銷毀清冊,嚴禁擅自銷毀檔案。關于移交工作,《辦法》規定國有林場工作人員離崗前,必須按照相關要求將個人掌握的文件材料整理后移交給接任人員或本單位檔案機構;檔案工作人員離任前要做好檔案交接;國有林場要按照國家有關規定向所隸屬的林業和草原主管部門或同級國家綜合檔案館移交檔案,國有林場撤銷或合并的,也要按照有關規定及時做好檔案移交工作。

    7. 國有林場文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

    《辦法》最主要的特色是制定了《國有林場文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》,并根據基層國有林場主要工作內容和檔案工作實際情況,依然按照林場綜合管理、林場森林資源和林場森林經營這三大類進行劃分。其中綜合管理類是指國有林場在進行機構內部管理和對外履職交流活動中形成的文件材料,涉及機構設置與變更、行政業務管理、機關事務管理、干部職工管理等方面;森林資源類是指國有林場在開展各類森林資源調查、森林資源動態監測等活動中形成的森林資源基礎數據、調查成果、統計圖表、分析報告、監測記錄等文件材料;森林經營類是指國有林場依據林業長遠發展規劃和森林經營方案,依法開展森林資源經營、生產和保護等活動形成的文件材料,涉及營林生產、造林育林、森林管護、林場基礎設施建設、林業科研等重要活動和林業生態重大工程。同時考慮到國有林場實際工作情況,將會計類作為大類單獨列出,將電子文件材料、照片和錄音錄像文件材料、實物作為特殊載體類單獨列出,并按照相關規定細化了各類文件材料的具體歸檔范圍和檔案保管期限,以便于基層檔案工作人員據此做好國有林場檔案收集整理保管等具體工作。

    此外,《辦法》還對國有林場檔案部門、檔案工作人員獎懲作出了規定,特別規定造成國有林場檔案損毀、丟失、泄密,或偽造、篡改、買賣檔案的,要依法追究相關人員責任。

    作者單位:國家檔案局

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